Centrum projektů Statutárního města Brna

Díky integraci aktuálních účetně-ekonomických a projektových dat v datové kostce získá vedení města nástroj pro přímý dohled nad velkými investičními akcemi.

Výchozí stav

Vedení Statutárního města Brna v minulosti postrádalo komplexní nástroj pro řízení klíčových investic města, který by umožňoval:

  • dynamicky poskytovat informace o stavu projektů realizovaných městem,
  • sledovat, zda realizace projektu je v souladu s rozpočtovanými prostředky a plánem,
  • identifikovat a poskytnout jednoduchý náhled na odchylky v realizaci projektu.

Cílem tedy bylo sloučit pohledy na velké investiční akce z hlediska účetně-ekonomického a hlediska projektového řízení. Radnice by díky tomu získala větší přehled o investičních projektech s možností operativních zásahů vedení, pokud by se projekt nevyvíjel podle plánu.

Řešení

Na pracovních schůzkách vedení města zadalo tento úkol svým odborným útvarům. Dodavatel ekonomického systému, společnost GORDIC, měl v rámci řešení za úkol navrhnout pro tento účel datovou integraci v rámci komplexního řešení. Tím se stala datová kostka pro Centrum projektů, čerpající on-line data z ekonomického systému GINIS EKO, integrovaná s projektovými daty v té době aktuálně vedenými v aplikaci Microsoft Project.

Architektura řešení byla navržena jako komplexní řešení splňující požadavky objednatele. Důležitou součástí řešení je fakt, že provozní data z GINIS EKO proudí do Centra projektů až po provedení párování příslušných dokladů a vybraných částek z dokladů na jednotlivé tasky (etapy). Informace o napárování dokladů a další vybraná data pro Centrum projektů se zpracovávají zcela automatizovaně. Jedná se o informace k projektům např. ze smluv, systému dokladů a jejich úhradách a další desítky finančních  položek z celého ekonomického  systému města.

Systém poskytující ucelené výstupy jak pro vedení města, odbor investic, tak pro ekonomický odbor, který se do projektu aktivně zapojil, bude po migraci projektových dat z Microsoft Projekt provozován finálně na platformě  Share Point resp. v prostředí Azure.

Výstupy

Při zobrazení dat z datové kostky Centrum projektů budou uživatelům umožněny pohledy poskytující informaci ve formě tzv. karty projektu. Ta kromě identifikace obsahuje například informace o jeho plánovaných výdajích v aktuálním i dalších rozpočtových obdobích a také o rezervaci prostředků na projekt. K dispozici jsou také příslušné smlouvy, případně doklady s požadavkem na čerpání prostředků (faktury).

Nechybí samozřejmě ani aktuální stav čerpání prostředků na projektu, tj. skutečné výdaje (proplacené doklady) v členění podle jednotlivých tasků. Vedení je kromě toho informováno o změnách projektu z hlediska termínů. „Semaforová“ vizualizace signalizuje, zda je projekt či jeho etapy v pořádku, zda je doporučen dozor či se jedná o nestandardní vývoj.

Přínosy

Vybudovaný systém představuje komplexní, ale zároveň uživatelsky jednoduchý nástroj ke sledování průběhu klíčových investičních akcí, zejména z hlediska dodržení jejich harmonogramu a rozpočtu. V případě avizovaných problémů mohou projektoví manažeři úřadu příp. vedení města včas zasáhnout a řešit nápravu.

Díky nalezení společné shody nad komplexním návrhem projektu mezi zapojenými odbory, resp. uživateli, a pružnému přístupu dodavatelů při rozumně provedené datové i technologické integraci nedojde při plnění dat do Centra projektů k výraznějšímu navýšení administrativní zátěže úřadu.

Mohlo by se vám líbit...