Zveřejňování smluv po více než půl roce fungování

aneb Jakým způsobem řeší novou povinnost moravská města a další instituce

Zákon o registru smluv má za sebou více než půl roku účinnosti, a tak jistě není od věci podívat se, jak se s novou povinností vypořádaly jednotlivé úřady – uživatelé informačního systému GINIS. Realizace napojení GINISu na informační systém registru smluv (ISRS) může být implementována v různém rozsahu a dle potřeb zákazníka. Co je společné, je jednoduchost a rychlost zveřejnění.

Zveřejňování přímo z evidence smluv

Zveřejňování se provede přímo z evidence smluv GINIS, kde se z evidovaných údajů generují potřebná metadata pro zveřejnění a je možné z napojených elektronických obrazů a příloh vybrat potřebný soubor určený ke zveřejnění. Následně systém GINIS automaticky přijímá i odpovědi z ISRS, které zpracuje a automaticky páruje k daným smlouvám.

Odpadá tak potřeba přepisovat nebo předávat data do jiných systémů nebo formulářů, snižuje se tak chybovost a zvyšuje rychlost zpracování zveřejnění. Přímo v evidenci smluv je pak možné pracovat s vyhledáváním a filtrováním dokladů: které byly zveřejněny, v jakém období apod. Tento způsob napojení je v kombinaci s integrovaným anonymizérem dokumentů v systému GINIS realizován např. pro Město Boskovice. Dále je zde plánované i rozšíření o konverzní nástroje, které mohou zajistit i textové vrstvy PDF dokumentů.

Integrace se skenovací linkou

Další možné způsoby rozšíření napojení využívají města Blansko, Bystřice nad Pernštejnem a krajský úřad Olomouckého kraje. Zde je mimo evidenci smluv a interního anonymizéru využita i interní skenovací linka systému GINIS, která zajištuje převod tištěných dokumentů do elektronické podoby, a to včetně tvorby textové vrstvy dokumentů. Příslušný referent pak už má na smlouvě automaticky přiřazen její elektronický obraz a přílohy včetně textové vrstvy. Pomocí interního anonymizéru provede zpracování a uložení nové anonymizované verze přílohy určené pro zveřejnění.

Zveřejňování smluv

S účinností od 1. července 2016 je v platnosti nový zákon č.  340/2015 Sb., o registru smluv. Podle tohoto zákona musí povinné subjekty zveřejňovat v Informačním systému registru smluv (ISRS) smlouvy a objednávky s datem od 1. 7. 2016 jejichž hodnota je více než 50 000,- Kč bez DPH.

Tyto smlouvy jsou zveřejňovány na adrese https://smlouvy.gov.cz/ a komunikace s portálem je zajištěna pomocí systému datových schránek. Dále se povinnost vztahuje i na dodatky smluv a to i u smluv uzavřených před 1. 7. 2016.
V takovém případě je povinnost zveřejnit jak samotný dodatek, tak i původní smlouvu a všechny předcházející dodatky. Smlouvy je nutné v registru uveřejnit bez zbytečného odkladu a to nejpozději do 30 dnů. Důsledkem nezveřejnění smlouvy je její neplatnost, případně zrušení od počátku.

Správce registru, kterým je Ministerstvo vnitra České Republiky, zajišťuje technický provoz, ale nekontroluje ani neodpovídá za správnost uveřejněných dat. Tato povinnost je na původcích dat, a to včetně zajištění textové vrstvy ve zveřejněných elektronický obrazech a přílohách a správné anonymizace dat, elektronických obrazů a příloh, které jsou uveřejněny.

Zveřejňování s využitím spisové služby

Nástroje pro zveřejňování smluv nejsou vázané pouze na evidenci smluv. V případě Nemocnice Boskovice s. r. o. (společnost je povinná zveřejňovat, protože vlastníkem je město Boskovice) je ke zveřejňování využito přímo spisové služby. Na detailu dokumentů je evidován rozšířený profil, kde pracovnice může doplnit potřebné evidenční a ekonomické údaje a opět přímo pomocí systému GINIS provést zveřejnění včetně automatického zpracování odpovědí.

V rámci zveřejňování smluv v systému GINIS  je možné snadno a kompletně provést nová zveřejnění, opravy a přidání příloh i znepřístupnění záznamu bez potřeby dalších systémů. Veškeré činnosti jsou evidovány v historii původního dokladu i na samotných žádostech ke zveřejnění a je tak i jasná auditní stopa přímo v systému GINIS.

Mohlo by se vám líbit...